Guide
AI til klarsprog – Sådan gør du svære tekster lettere uden at gøre dem forkerte
AI kan gøre en tung tekst kortere og mere flydende på få sekunder. Det er ikke det samme som at gøre den brugbar. Klarsprog handler om, at en bestemt læser kan finde, forstå og anvende informationen – og det kræver mere end pæne sætninger.
Klart er ikke det samme som kort
Forestil dig et brev, der begynder sådan:
I henhold til de på nuværende tidspunkt gældende bestemmelser skal det oplyses, at manglende rettidig indsendelse kan medføre, at sagen afgøres på det foreliggende grundlag.
En AI-model kan hurtigt gøre sætningen kortere. Men før den omskriver, skal nogen vide, hvad modtageren faktisk skal forstå og gøre. Hvad er fristen? Hvad skal indsendes? Hvor? Og hvad betyder “det foreliggende grundlag” for denne person?
Klarsprog er ikke en jagt på færrest mulige ord. International Plain Language Federation definerer det ud fra læserens mulighed for at finde det nødvendige, forstå det fundne og bruge informationen. ISO 24495-1 bygger på samme grundprincip og gælder både offentlige, tekniske og andre dokumenter.
Det betyder, at en tekst kan bestå af korte sætninger og stadig være dårlig. Hvis den vigtigste besked står på side tre, hvis overskriften ikke hjælper, eller hvis handlingen er skjult, er sproget ikke klart nok.
AI kan se sproget, men ikke hele situationen
En sprogmodel er stærk til mønstre. Den kan genkende lange sætninger, passiv form, gentagelser og fagudtryk. Den kan foreslå en ny rækkefølge eller skrive tre forskellige versioner til forskellige læsere.
Men modellen ser kun den kontekst, den får. Den ved ikke automatisk:
- hvad læseren allerede ved
- hvilken beslutning teksten skal understøtte
- hvilke formuleringer der har juridisk betydning
- hvilke oplysninger der er obligatoriske
- hvad organisationen reelt kan love
- hvilke ord målgruppen selv bruger
Hvis du blot skriver “gør denne tekst lettere at forstå”, gætter modellen på både målgruppe, formål og grænsen for, hvad der må ændres. Resultatet kan lyde godt og stadig være forkert.
Første trin: Beskriv læserens opgave
Start ikke med teksten. Start med mennesket, der skal bruge den.
Besvar fem spørgsmål:
- Hvem er den konkrete læser?
- Hvad ved personen sandsynligvis allerede?
- Hvad skal personen kunne finde på få sekunder?
- Hvad skal personen forstå, før vedkommende kan handle?
- Hvad skal personen gøre bagefter?
En leverandørvejledning til en erfaren bogholder er ikke den samme opgave som et brev til en privat borger. Begge tekster må gerne være klare, men de skal ikke nødvendigvis bruge de samme ord eller samme forklaringsniveau.
Giv derefter AI’en en arbejdsbeskrivelse. For eksempel:
Målgruppen er borgere, der ikke kender vores interne begreber. De skal forstå, hvilke tre dokumenter vi mangler, fristen og hvordan de sender dem. Bevar alle datoer, beløb, betingelser og klagemuligheder. Marker uklarheder i stedet for at gætte.
Det er stadig kun et udkast. Men modellen arbejder nu på en defineret opgave frem for en vag idé om “nemt sprog”.
Andet trin: Lås det, der ikke må flytte sig
Før teksten omskrives, skal du udpege de oplysninger, som skal bevares ordret eller betydningsmæssigt. Det kan være:
- datoer og frister
- beløb, procenter og enheder
- juridiske betingelser og undtagelser
- produktnavne og godkendte fagtermer
- rettigheder, pligter og konsekvenser
- kontaktveje og handlingsanvisninger
- citater og henvisninger til kilder
Bed modellen levere to ting: den nye tekst og en liste over de steder, hvor den har ændret betydningen, er i tvivl eller mangler information.
Modellen vil ikke altid opdage sine egne fejl. Derfor skal den oprindelige tekst og den omskrevne version bevares side om side, så en fagperson kan sammenligne dem.
Tredje trin: Byg teksten efter læserens vej
Klarsprog opstår ofte gennem struktur før ordvalg. En nyttig grundrækkefølge er:
Det vigtigste først
Fortæl, hvorfor læseren får beskeden, og om personen skal gøre noget. Undgå at begynde med organisationens proceshistorie.
Handlingen som en tydelig blok
Saml det, læseren skal gøre: hvad, hvordan og hvornår. Hvis der er flere trin, så nummerér dem.
Forklaringen bagefter
Beskriv baggrunden, reglerne og eventuelle undtagelser, når læseren først har forstået situationen.
Hjælp ved problemer
Fortæl, hvor man kan få hjælp, og hvad man gør, hvis fristen ikke kan overholdes eller oplysninger mangler.
AI kan være god til at foreslå overskrifter og flytte afsnit. Men et menneske skal kontrollere, om rækkefølgen også passer til virkeligheden. Det nytter ikke at gøre en digital selvbetjeningsvej let at finde, hvis en stor del af målgruppen faktisk skal have en anden mulighed.
Fjerde trin: Forenkling uden fordummelse
Korte, kendte ord er ofte gode, men fagord er ikke forbudte. Hvis målgruppen bruger ordet, eller hvis det er juridisk nødvendigt, kan det være klarere at beholde det og forklare det.
Sammenlign:
- “Sagen afgøres på det foreliggende grundlag.”
- “Hvis vi ikke modtager dokumenterne senest 24. september, træffer vi afgørelse ud fra de oplysninger, vi allerede har. Det kan betyde, at du ikke får den ydelse, du har søgt om.”
Den anden version er længere. Den er også mere brugbar, fordi den forbinder begrebet med handling og konsekvens.
Bed AI’en være konkret, men ikke opfindsom. Hvis originalen ikke fortæller, hvilken konsekvens der følger, skal modellen markere hullet. Den må ikke fylde det ud med en sandsynlig forklaring.
Vær også varsom med venlighed. En varm tone kan være passende, men må ikke skjule alvor, usikkerhed eller pligt. “Bare rolig” er en dårlig omskrivning, hvis afsenderen ikke kan garantere, at der ikke er grund til bekymring.
Femte trin: Kontroller betydningen sætning for sætning
Lav en betydningskontrol før den sproglige finpudsning. En fagperson sammenholder original og udkast og spørger:
- Er alle krav stadig med?
- Er ansvar placeret hos den samme part?
- Er forbehold og undtagelser bevaret?
- Er noget blevet mere sikkert eller absolut end før?
- Er tidsfrister, tal og navne uændrede?
- Har modellen tilføjet en årsag, regel eller konsekvens uden kilde?
Når indholdet er godkendt, kan en anden læse teksten som almindelig modtager. Vedkommende skal ikke lede efter kommafejl, men forsøge at løse opgaven.
Test med tre små spørgsmål
Du behøver ikke et stort forskningsprojekt for at lære noget af læserne. Giv teksten til to eller tre mennesker, der ligner målgruppen, og bed dem svare på:
- Hvorfor har du fået denne tekst?
- Hvad skal du gøre – og hvornår?
- Hvad ville du være i tvivl om eller spørge afsenderen om?
Undgå kun at spørge: “Er teksten nem at forstå?” Mange svarer ja af høflighed eller fordi enkelte sætninger virker lette. En konkret opgave viser, om de faktisk kan finde og bruge informationen.
International Plain Language Federation fremhæver netop læsertest som den eneste sikre måde at vide, om dokumentet virker for sine læsere. AI kan forudsige problemer, men den er ikke den tiltænkte modtager.
Pas på personoplysninger i originalen
Breve, afgørelser, klager, personalesager og kundedialog indeholder ofte personoplysninger. En tekst bliver ikke ufarlig, fordi formålet kun er sproglig forbedring.
Datatilsynet understreger, at de almindelige databeskyttelsesregler også gælder ved brug af AI. Før en tekst indsættes i et værktøj, skal organisationen derfor vide, hvilket behandlingsgrundlag den har, hvem der får adgang, hvor data opbevares, hvor længe de gemmes, og om de bruges til træning.
Fjern navne, personnumre og andre unødvendige kendetegn, når opgaven kan løses uden dem. Brug en godkendt løsning til materiale, der ikke kan anonymiseres. Og husk, at en tekst kan være identificerende gennem sin samlede historie, selv om navnet er fjernet.
En arbejdsgang, der kan gentages
En praktisk proces kan se sådan ud:
- Definér læser, situation og handling.
- Markér fakta og formuleringer, der ikke må ændres.
- Fjern unødvendige personoplysninger.
- Bed AI’en foreslå struktur og omskrivning samt markere tvivl.
- Sammenlign udkastet med originalen.
- Få en fagperson til at godkende betydningen.
- Test teksten på en repræsentant for målgruppen.
- Ret, godkend og gem begge versioner med ansvarlig person.
Den proces tager længere tid end at trykke på “forenkle”. Til gengæld skaber den en tekst, som både er lettere at bruge og mulig at stå på mål for.
Det menneskelige mål er handling uden unødig modstand
Klarsprog handler ikke om at få organisationen til at lyde mindre klog. Det handler om at gøre læserens arbejde mindre svært.
AI kan være en fremragende redaktionsassistent. Den kan udfordre vaner, finde tunge passager og producere alternativer hurtigt. Men den ved ikke, hvilken formulering der er retfærdig, juridisk nødvendig eller realistisk i mødet med det menneske, der modtager teksten.
Brug derfor AI til at åbne mulighederne. Brug faglig kontrol til at bevare sandheden. Og brug rigtige læsere til at afgøre, om teksten faktisk virker.
